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La gestion des frais kilométriques est un enjeu important pour les professionnels. En comprenant les barèmes kilométriques, en choisissant la méthode de déduction la plus avantageuse et en digitalisant le processus, vous pouvez optimiser la gestion de ces frais. Découvrez nos conseils pour une gestion efficace et rentable de vos déplacements professionnels.
Comprendre les barèmes kilométriques 2024
Évaluer ses frais réels de déplacement
Les barèmes kilométriques prennent en compte divers frais liés à l'utilisation d'un véhicule professionnel, tels que la dépréciation, les réparations, l'entretien, les pneumatiques, le carburant et les assurances. Il est possible d'ajouter aux frais de déplacement calculés les intérêts d'emprunt (en cas d'achat de véhicule à crédit), les frais de péages et de stationnement.
Les frais de déplacement concernent principalement le trajet domicile-travail et les déplacements pendant les heures de travail. L'utilisation du barème kilométrique ne dispense pas d'apporter les justifications nécessaires à l'administration fiscale. Il est donc important de conserver soigneusement toutes les pièces justificatives afin de pouvoir les fournir en cas de contrôle.
Prenons l'exemple d'un consultant indépendant qui utilise sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels. En plus du carburant, il doit prendre en compte l'usure des pneus, les révisions, l'assurance et même la dépréciation du véhicule due au kilométrage parcouru. En appliquant le barème kilométrique, il peut évaluer précisément le coût réel de ses déplacements et le déduire de ses revenus imposables.
Majoration de 20% pour les véhicules électriques
Depuis 2021, le montant des frais de déplacement calculés à partir des différents barèmes est majoré de 20% pour les véhicules électriques (automobiles, motocyclettes et cyclomoteurs). Cette mesure incitative vise à encourager l'adoption de modes de transport plus écologiques par les professionnels.
Opter pour un véhicule électrique dans le cadre de vos déplacements professionnels permet non seulement de réduire votre empreinte carbone, mais également de bénéficier d'un avantage fiscal non négligeable. C'est une solution pertinente pour les entreprises soucieuses de concilier performance économique et responsabilité environnementale.
Choisir entre forfait et frais réels
Avantages et inconvénients du forfait kilométrique
Le forfait kilométrique offre une simplicité de gestion appréciable pour les professionnels. Il suffit de multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le barème correspondant au véhicule utilisé pour obtenir le montant des frais déductibles. Cependant, cette méthode ne prend pas en compte les dépenses réelles engagées.
Si vous optez pour le forfait kilométrique, vous devez l'appliquer pour l'ensemble de vos véhicules. Il n'est pas possible de panacher entre frais réels et barème forfaitaire. Le choix du forfait peut donc s'avérer moins avantageux si vos frais réels sont significativement plus élevés que les montants forfaitaires.
Imaginons une TPE de services qui dispose de trois véhicules pour ses déplacements clients. En choisissant le forfait kilométrique, elle simplifie la gestion administrative mais ne peut pas déduire les frais réels si ceux-ci sont plus élevés, par exemple en cas de réparations imprévues ou de consommation de carburant supérieure à la moyenne.
Cas où les frais réels sont plus avantageux
Lorsque vous engagez des frais importants pour l'utilisation de votre véhicule professionnel, il peut être judicieux d'opter pour la déduction des frais réels. C'est notamment le cas si vous parcourez un nombre élevé de kilomètres chaque année ou si votre véhicule consomme beaucoup de carburant.
En choisissant les frais réels, vous pouvez inclure l'ensemble des dépenses liées à l'usage professionnel de votre véhicule : carburant, entretien, réparations, assurances, intérêts d'emprunt, péages, stationnement, etc. Cette option requiert une traçabilité rigoureuse des frais engagés, mais permet potentiellement une déduction fiscale plus avantageuse.
Mettre en place une politique de remboursement claire
Définir les règles et les plafonds de remboursement
Pour une gestion efficace des frais kilométriques, il est essentiel d'établir une politique interne précise. Celle-ci doit détailler les types de dépenses admissibles, les limites de remboursement applicables, ainsi que les procédures de soumission et de validation des notes de frais.
En fixant des règles claires et connues de tous, vous favorisez la responsabilisation de vos collaborateurs et limitez les abus potentiels. Les plafonds de remboursement permettent de maîtriser votre budget tout en assurant un traitement équitable des demandes. N'hésitez pas à revoir régulièrement votre politique pour l'adapter à l'évolution de votre activité et de la législation.
Prenons l'exemple d'une startup qui souhaite encadrer les frais kilométriques de ses commerciaux itinérants. En instaurant une politique précise avec des plafonds de remboursement au kilomètre, des catégories de véhicules éligibles et un processus de validation des notes de frais, elle s'assure d'un traitement juste des demandes tout en maîtrisant son budget déplacements.
Pour mettre en place une politique de remboursement optimale :
- Définissez clairement les types de déplacements et véhicules éligibles
- Fixez des plafonds de remboursement au kilomètre adaptés
- Établissez un processus simple de soumission et validation des notes de frais
- Communiquez la politique à tous les collaborateurs concernés
- Veillez à sa bonne application et ajustez-la si nécessaire
Dématérialiser l'envoi des notes de frais aux comptables
La dématérialisation des notes de frais représente un gain de temps appréciable pour toutes les parties prenantes. En transmettant les informations directement depuis votre logiciel de gestion des frais, vous éliminez les délais postaux et réduisez le risque d'erreurs de saisie.
Cette digitalisation facilite également l'intégration des données de frais dans votre système comptable. Les écritures peuvent être générées automatiquement, limitant ainsi les interventions manuelles chronophages. Vous disposez d'une information fiable et à jour pour piloter efficacement votre activité.
Une PME peut ainsi abandonner les notes de frais papier au profit d'une saisie directement par les collaborateurs dans l'outil dédié. Une fois validées, ces notes sont transmises automatiquement en comptabilité, et les données s'intègrent dans le logiciel comptable. Tout est centralisé, automatisé et sécurisé.
Digitaliser la gestion des notes de frais
Utiliser un logiciel dédié pour simplifier le processus
La gestion manuelle des notes de frais peut vite devenir chronophage et source d'erreurs. En optant pour un logiciel spécialisé, vous simplifiez considérablement le processus pour vos collaborateurs comme pour les équipes comptables et financières.
Les collaborateurs peuvent ainsi saisir leurs dépenses, télécharger les justificatifs et soumettre leurs notes de frais en quelques clics, depuis leur ordinateur ou leur smartphone. Les workflows de validation paramétrés dans l'outil garantissent un traitement fluide des demandes, tandis que les fonctionnalités de reporting vous donnent une visibilité en temps réel sur les frais engagés.
Imaginons une entreprise de services qui gère les notes de frais d'une dizaine de collaborateurs nomades. Grâce à un logiciel dédié, accessible depuis une app mobile, chacun peut saisir ses dépenses au fil de l'eau en y joignant simplement une photo du justificatif. L'outil calcule automatiquement les frais kilométriques selon le barème et la puissance fiscale du véhicule renseigné. Le manager valide les notes en un clic, et le comptable dispose des écritures et pièces justificatives sans aucune ressaisie.
Pour éviter la perte ou la détérioration des factures papier comme les factures d'essence ou de péage, numérisez-les et stockez-les sous forme de fichiers électroniques.
Optimiser la fiscalité des déplacements professionnels
Opter pour un service tout compris avec assurance et entretien
Pour optimiser la gestion de vos frais kilométriques, il peut être judicieux d'opter pour un abonnement automobile flexible incluant un large choix de véhicules électriques. En choisissant une formule tout compris avec assurance et entretien, vous vous libérez des contraintes de gestion pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Un service clé en main vous permet de maîtriser votre budget en lissant les dépenses dans le temps. Les frais d'entretien et de réparation étant inclus, vous évitez les mauvaises surprises financières en cas de panne ou d'accident. C'est une solution particulièrement adaptée aux professionnels qui souhaitent une visibilité sur leurs coûts de mobilité.
Prenons l'exemple d'un indépendant qui parcourt 30 000 km par an pour son activité. Avec un abonnement automobile tout inclus pour un véhicule électrique, il maîtrise parfaitement son budget mobilité. Finis les imprévus en cas de réparation ! Il profite d'un véhicule récent et bien entretenu, sans se soucier de l'assurance ou des révisions. Son abonnement mensuel intègre tous ces frais, pour une parfaite visibilité.
Choisir un abonnement modulable et résiliable sans surprises
L'évolution constante de votre activité peut nécessiter une adaptation régulière de votre flotte de véhicules. En optant pour un abonnement modulable, vous pouvez ajuster le nombre et le type de véhicules en fonction de vos besoins réels.
Cette flexibilité vous permet d'éviter les coûts liés à une flotte surdimensionnée ou inadaptée. En choisissant un contrat sans engagement et résiliable à tout moment, vous gardez une liberté de décision essentielle pour votre entreprise. La transparence des conditions tarifaires est également un critère clé pour une relation de confiance avec votre fournisseur.
Une startup en pleine croissance peut ainsi commencer avec deux véhicules électriques en abonnement pour ses commerciaux. Si son activité décolle, elle pourra rapidement étoffer sa flotte avec des modèles adaptés, et ce sans engagement de durée. Cette souplesse est un vrai plus pour les entreprises en développement.
Par exemple, Amecasa profite avec Evera de la flexibilité et de la mobilité sans les contraintes administratives. Praiz.io bénéficie d'un service client réactif adapté à ses besoins spécifiques de mobilité. Melo.io trouve chez Evera des offres très compétitives et un service professionnel cordial. Moofize peut se concentrer sur son cœur de métier grâce à l'accompagnement et la simplicité de l'offre Evera.
Le saviez-vous ?
90% des professionnels jugent qu'un abonnement automobile flexible facilite grandement la gestion de leurs déplacements ?
En conclusion, l'optimisation de la gestion des frais kilométriques passe par une bonne compréhension des barèmes, un choix éclairé entre forfait et frais réels, ainsi qu'une digitalisation des processus. Mettre en place une politique de remboursement claire et opter pour un abonnement automobile flexible peuvent également contribuer à une gestion simplifiée et rentable.
En choisissant des outils numériques adaptés, vous pouvez automatiser le suivi des déplacements, faciliter la transmission des notes de frais et intégrer les données directement en comptabilité. Cette approche répond aux enjeux de simplification administrative des professionnels soucieux d'une mobilité efficace et responsable.
Et si vous optiez dès maintenant pour une solution d'abonnement automobile tout compris pour vos véhicules professionnels ? C'est le moment de franchir le pas vers une gestion optimisée de vos frais kilométriques !
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