Géolocalisation de flotte : ce que la CNIL autorise, et ce qui expose l'entreprise

Les quatre finalités que la CNIL autorise, et aucune autre

La CNIL n'interdit pas la géolocalisation des véhicules de flotte, elle la borne à quatre finalités précises : la facturation d'une prestation liée à l'usage du véhicule, la sécurité du salarié ou des marchandises transportées, l'optimisation d'une tournée ou l'allocation de moyens, et le suivi du temps de travail à titre seulement subsidiaire, quand aucun autre moyen n'existe. En dehors de ces quatre cas, la collecte de la position d'un salarié est un traitement de données sans base légale, quelle que soit la bonne foi de l'employeur.

Ce que le salarié doit pouvoir couper : le hors temps de travail

Un boîtier de géolocalisation doit intégrer un interrupteur, ou une option équivalente dans l'application, qui permet au salarié de désactiver le suivi en dehors de son temps de travail. Les trajets domicile-travail ne peuvent jamais être tracés, et un véhicule mis à disposition n'autorise pas un suivi permanent, même pour prévenir un vol ou vérifier le respect de la politique d'usage du véhicule. Un dispositif qui ne propose pas cette coupure est non conforme dès son installation, indépendamment de l'usage qui en est fait ensuite.

Combien de temps garder les données

La règle par défaut est une conservation courte : deux mois pour les données brutes de localisation. Cette durée peut être portée à un an quand elle sert à prouver l'exécution d'une prestation ou à optimiser des tournées de façon récurrente, mais elle reste l'exception à justifier, pas le réglage par défaut d'un logiciel de flotte. Un historique conservé indéfiniment, faute d'avoir configuré la purge, est à lui seul un manquement, même si aucune donnée n'a jamais été mal utilisée.

Ce qui expose vraiment l'entreprise

Le risque le plus concret n'est pas l'amende de la CNIL, qui reste rare sur ce sujet précis, c'est la preuve écartée devant les prud'hommes. Un licenciement fondé sur des données de géolocalisation collectées hors des finalités autorisées, ou sans que les salariés et les représentants du personnel aient été informés au préalable, s'expose à voir cette preuve jugée irrecevable : l'entreprise perd alors le dossier sur la forme, quelle que soit la faute réellement commise. La sanction financière existe aussi, jusqu'à 20 000 euros en procédure simplifiée et jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires mondial dans le cadre général du RGPD, mais c'est le procès perdu qui coûte le plus souvent le plus cher.

Ce qu'il faut mettre en place avant d'allumer un traceur

Informer individuellement chaque salarié concerné, consulter le comité social et économique quand il existe, inscrire le traitement dans le registre RGPD de l'entreprise, et documenter la finalité précise poursuivie : ce sont les quatre étapes qui manquent le plus souvent, pas la technique. C'est la même discipline de registre qui permet de répondre à d'autres obligations de flotte dans les délais impartis, à commencer par la désignation du conducteur sous 45 jours en cas d'infraction, ou par le respect des quotas de la loi LOM. Le choix du boîtier ou du logiciel compte aussi : un changement de fournisseur télématique est le bon moment pour vérifier que la configuration par défaut coupe bien le suivi hors travail et purge les données à la durée prévue, comme le fait le module de suivi d'Evera Fleet.

Une géolocalisation de flotte n'est jamais un simple achat de boîtiers : c'est un traitement de données qui se configure une fois, correctement, ou qui se conteste plus tard, une fois par litige. La rigueur du paramétrage initial coûte moins cher que la première preuve écartée aux prud'hommes.